Le PV en bref

Le PV trouve sa base législative en l'article L1122-16 du CDLD :

Sauf stipulation contraire dans le règlement d’ordre intérieur, il est donné lecture du procès- verbal de la précédente séance, à l’ouverture de chaque séance.

Dans tous les cas, le procès-verbal est mis à la disposition des conseillers sept jours francs au moins avant le jour de la séance. Dans les cas d’urgence visés à l’article L1122-13, il est mis à la disposition en même temps que l’ordre du jour.
Tout membre a le droit, pendant la séance, de faire des observations sur la rédaction du procès-verbal. Si ces observations sont adoptées, le directeur général
est chargé de présenter, séance tenante ou au plus tard à la séance suivante, un nouveau texte conforme à la décision du conseil.

Si la séance s’écoule sans observations, le procès-verbal est considéré comme adopté et signé par le bourgmestre et le directeur général.Chaque fois que le conseil le juge convenable, le procès-verbal est rédigé séance tenante, en tout ou en partie, et signé par les membres présents.

Le PV retraçant la précédente séance du conseil communal est rarement lu à voix haute. Une telle pratique pourrait être rébarbative pour chacun des conseillers et pour le public présent.

Généralement, le règlement d'ordre intérieur prévoit autre chose. La plupart du temps, chacun des conseillers est invité à lire le PV et, éventuellement, à en faire des remarques lors de la plus prochaine séance (ils disposent du PV de la précédente séance au moins 7 jours francs avant la nouvelle séance et ils peuvent en prendre connaissance).

Le PV reprend les décisions prises par l’institution et précise les motivations des conseillers. À ce titre, ce document est absolument fondamental et doit être rédigé avec soin. Notons toutefois la difficulté qu’il peut y avoir, dans la plupart des cas, à rédiger séance tenante le PV. Certains conseils fonctionnent néanmoins avec une rédaction en séance du PV.

Dans ce cas, le DG opte pour la présentation du PV sur écran et il rédige « en direct ». La technologie le permet. Cela a un mérite très clair : les conseillers présents peuvent faire leurs commentaires en direct et s’assurer que ce qui est transcrit dans le PV est tout à fait conforme aux échanges au sein du conseil. Le seul inconvénient, c’est le temps que cela peut prendre, y compris lorsque le PV est partiellement rédigé à l’avance.

Il n’y a pas de prescrits légaux quant à ce qui doit apparaître dans le PV (il y a néanmoins des éléments fondamentaux et obligatoires comme décrit dans l’article L1132-2 du CDLD). Il convient à tout le moins d’y mettre les éléments qui nous semblent élémentaires, comme :

• les personnes présentes lors de la séance (en précisant les invités, les entrées et sorties, etc.) ;
• la date ;
• l’heure du début de la séance (et l’heure de la fin de séance) ;
• les décisions rendues ;
• les votes ;
• les grandes lignes d’un éventuel débat contradictoire ;
• les motivations légales ;
• s’il y a des points inscrits en urgence et s’ils sont acceptés par les deux
  tiers des conseillers présents au moins, il faut que le DG le fasse
  apparaître ;
• etc.

Dès lors qu’il n’y a pas un prescrit légal, le DG doit pouvoir trouver son mode de fonctionnement. Si l’esprit de synthèse est une excellente chose, il ne faut pas non plus synthétiser au point de ne plus faire apparaître l’essentiel, à savoir : les décisions et la motivation.

La plupart du temps, le PV ne reflète pas l’avis de chacun mais représente le reflet général du déroulement de la séance. Toutefois, un conseiller peut demander au conseil que soit actée sa prise de position spécifique. Lors des votes, le PV indiquera les votes favorables, non favorables et les abstentions. La doctrine s’est assez peu penchée sur la rédaction des PV.

On peut toutefois se référer à un livre plus généraliste qui aborde la rédaction des PV : La Rédaction des actes administratifs, de la légistique formelle à l’usage des pouvoirs locaux de Bernard Antoine.

Afin de circonscrire le contenu du PV, cet auteur se réfère à ce qui est prévu en matière d’intercommunale.

« La circulaire du 20 janvier 1994 relative à l’information due par les intercommunales à l’autorité de tutelle stipule que ‘un procès-verbal est la relation officielle écrite de ce qui a été fait et décidé dans une réunion. Il s’ensuit qu’un procès-verbal adressé à l’autorité de tutelle doit être le reflet exact, pour chaque point à l’ordre du jour de la séance relatée, tant des propos échangés entre les différents membres de l’organe de gestion et de contrôle de l’intercommunale que des décisions qui ont été prises’. Il s’agit donc bien de témoigner de manière juste et complète du contenu de la séance. Dans cette optique, « le procès-verbal doit refléter intégralement les décisions, en ce compris leur motivation et doit faire apparaître que toutes les formalités légales ont été remplies* ».

Questions-réponses

Après la séance, en discutant avec les conseillers, le président du conseil estime que la décision prise lors du conseil n’est, finalement, pas la bonne. Le lendemain, peut-il demander au DG de retirer purement et simplement du PV la décision prise par le conseil communal ?

Lorsque les conseiller font valoir leur droit de poser des questions écrites ou d’actualité, celles-ci doivent-elles être retranscrites dans le PV ?

Si les séances sont enregistrées (c’est le cas, par exemple, lorsque la séance est transmise par les réseaux sociaux) et qu’il y a désaccord sur le PV, peut-on utiliser l’enregistrement comme preuve ?

Doit-on remettre en mains propres le PV au DF ?

Un conseiller peut-il demander à changer la formulation de certaines phrases du PV ?

Si le collège se déroule à huis clos, est-ce que les conseillers communaux peuvent quand même prendre connaissance des PV du collège ?

* ANTOINE B., La Rédaction des actes administratifs, de la légistique formelle à l’usage des pouvoirs locaux, Vanden Broele, 2007.